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In azienda come nella vita oggi è fondamentale fare decluttering

20 Febbraio 2023

Che cosa significa, perché è necessario e come fare decluttering?

Il decluttering è un termine entrato nel vocabolario delle giovani generazioni e letteralmente significa “mettere in ordine”. Come per il concetto del Lean, il decluttering è diventato una vera e propria filosofia.

Nel “caos di stimoli” a cui siamo esposti giornalmente, gestire e organizzare la sfera personale facendo decluttering diventa indispensabile. Il bombardamento di stimoli eccessivi, oltre a provocare distrazione in tutto quello che facciamo, ci rende anche facilmente irritabili. Liberarsi dal superfluo permette di «fare spazio» alla positività e al buon umore.

Il principio è quello di individuare l’inutile, eliminarlo e focalizzarsi sull’essenziale.

Siano pensieri, distrazioni o attività che non portano a niente, lo sforzo dovrà essere orientato all’eliminazione o alla riduzione nei minimi termini di tutte quelle attività che fanno perdere il controllo della propria vita.

Se decliniamo tutto questo in azienda, soprattutto per chi opera in ufficio, vediamo che la situazione non è per niente rosea. Il bombardamento di stimoli a cui siamo esposti, non solo facilita l’improduttività, ma ci irrigidisce nei rapporti con gli altri nel momento in cui non riusciamo a portare avanti gli impegni. Tutto questo può generare un clima aziendale tossico e la voglia di evadere dal proprio ambiente di lavoro.

Quali sono le attività che ci fanno perdere il controllo?

La tecnologia ed i media, ad esempio, ci hanno dato l’illusione di essere più produttivi. Quando il digitale favorisce il multitasking pensiamo di fare più cose nel più breve tempo possibile. In effetti è vero, ma è veramente necessario fare tante cose?

Quanti messaggi di posta elettronica di WhatsApp riusciamo a leggere nel giro di pochi secondi? Tantissimi…

Quanti di questi messaggi sono davvero utili nell’avanzamento di un lavoro o nel raggiungimento di un risultato? Pochissimi!

Sicuramente tra i messaggi vanno salvaguardate quelli strettamente personali con carattere di urgenza e/o importanza.  Fortunatamente rari.

Da un sondaggio di Adobe emerge che mediamente in ufficio passiamo 3 ore al giorno a leggere e rispondere alle mail. Ciò significa che in una settimana passiamo quasi due giornate lavorative su 5 a leggere e rispondere alle mail!

Premesso che rispondere ad una mail fa parte del lavoro, impiegandoci però tanto tempo rimarrebbero solo 3 giorni lavorativi per essere produttivi…

La ricerca della produttività, purtroppo ancora non ci ha permesso di avere più tempo libero, anzi ci ha intrappolati in una corsa contro il tempo che difficilmente riusciamo a vincere.

E poi, quali altre attività ci fanno perdere il controllo della nostra vita?

Ci sono le riunioni senza risultati, le chiamate inaspettate dei clienti, la firma sull’ennesimo documento richiesto dalla banca, la ricerca spasmodica di un documento, il cambio di programma all’ultimo momento, le interruzioni da parte dei colleghi, ecc. ecc. E l’elenco potrebbe continuare ancora…

Quante volte capita di arrivare alla fine di un’intensa giornata di lavoro rendendoci conto di non essere riusciti a portare a termine quello che ci eravamo prefissati di fare. Ecco che la domanda sorge spontanea: “Ma tutto quello che facciamo è davvero necessario?”

Per i giapponesi tutte quelle attività che consumano risorse senza produrre valore vengono chiamate sprechi. Su un prodotto o servizio i clienti farebbero volentieri a meno di pagare lo spreco che viene fatto in azienda.

La filosofia giapponese del mettere in ordine per evitare gli sprechi

I giapponesi nel Lean Management amano definire tutte queste attività improduttive con il termine MUDA (spreco) ovvero attività che consumano risorse senza generare valore. Tra le tecniche del Toyota Production System vi è la metodologia delle 5S:

  • Separa (Seiri): dividi ciò che ti serve per produrre e lavorare bene da ciò che può esserti d’intralcio, siano materiali, strumenti o documenti;
  • Sistema (Seiton): organizza ordinatamente ciò che resta, individuando un posto per tutto e mettere tutto al suo posto;
  • Spazza (Seiso): mantieni l’ordine tra le cose costantemente senza nascondere inefficienze;
  • Standardizza (Seiketsu): definisci le procedure che con regolarità ti permettono mettere in atto le prime 3 S (non improvvisare e reinventare ogni volta procedure nuove);
  • Sostieni (Shitsuke): diffondi e sostieni le prime 4 S facendo in modo che tutti possano condividere la stessa metodologia

Nelle attività che generano spreco, i giapponesi aggiungono anche l’improduttività per sovraccarico di lavoro (MURI) e le irregolarità nei processi (MURA). Nel Toyota Production System l’eliminazione dello spreco avviene con l’ottimizzazione dei processi. Ma senza scendere troppo nei particolari del pensiero Toyota e parlare delle metodologie da utilizzare in azienda per migliorare la produttività eliminando il superfluo rimaniamo sul concetto più personale del decluttering.

Come fare decluttering?

Se le attività che facciamo derivano dalla materializzazione dei pensieri nella nostra mente, ciò significa che il disordine mentale è alla base del problema.

Il decluttering è una disciplina liberatoria che consiste nel rimuovere fisicamente e mentalmente la presenza di oggetti/pensieri inutili, liberando spazio fisico e mentale per rimettere in ordine con nuovi oggetti e nuove idee.

Di seguito sei punti che utili per iniziare a fare decluttering nella propria testa:

  1. Elimina il superfluo.
    • Facilitare l’ottimizzazione del tempo, dello spazio, del flusso di lavoro e creare lo spazio disponibile (materiale e immateriale) per nuovi progetti e nuove idee. Operare in un’ambiente ordinato, senza distrazioni può aiutare a mettere in ordine le idee e focalizzarsi su ciò che è necessario fare.
    • Elimina il superfluo anche nell’ambiente fisico.
  1. Guarda avanti.
    • Individuare le attività fondamentali e più importanti per perseguire i propri obiettivi. Programmare le attività. Proiettarsi nel futuro attraverso la scansione dei vari compiti ci permette di focalizzarci su ciò che dovrà essere fatto per raggiungere un determinato obiettivo.
    • Fai un elenco di cose importanti da fare.
  1. Focalizzati sulle attività importanti.
    • Mettiamo in atto senza farci prendere dalle distrazioni. Ragionare costantemente su quello che stiamo facendo, eliminando le distrazioni, ci permette di vivere il presente (no multitasking).
    • Smarca dall’elenco i compiti già fatti.
  1. Concediti una gratificazione.
    • Ripercorrere prima di dormire le attività svolte durante la giornata, ricordando i risultati raggiunti e cosa vi ha fatto stare bene, gratifica lo spirito e rende speciale la vita di ogni giorno.
    • Datti una pacca sulla spalla sui lavori ben fatti.
  1. Coltiva le passioni.
    • Umore e motivazione alta alla base della produttività. Nel lavoro di tutti i giorni non mancano le attività meno piacevoli e noiose. La routine frena qualsiasi entusiasmo. Una piccola pausa può fare la differenza. Una passeggiata all’aria aperta, una lettura piacevole o un pensiero felice allevia lo stress e aiuta a ritrovare il buonumore.
    • Trova il tempo per le cose che ti fanno stare bene.
  1. Condividi il proprio pensiero con gli altri.
    • Siamo esseri sociali, non possiamo fare a meno di relazionarci e ricevere il supporto dagli altri ma la comunicazione deve essere funzionale e non disfunzionale come accade con l’eccesso di notifiche da smartphone). Fai in modo che tutte le persone intorno a te siano allineate ai principi del decluttering.
    • Fai in modo che anche gli altri facciano decluttering.

In un ambiente ordinato tutto diventa più semplice. Quando si parla di ottimizzazione dell’uso delle risorse in azienda si fa riferimento ai processi aziendali. I processi in azienda possono dirsi ottimizzati quando tutti sanno cosa devono fare, come lo devono fare ed in quanto tempo ottenere il risultato. Utopia? No ma sicuramente uno standard a cui ogni persona in azienda farebbe bene a confrontarsi.

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Alfonso Panzetta

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